장소, 환경에 맞게 진행 방법을 기획합니다. 공론장/플랫폼이나 행사를 모르는 시민도 직관적으로 파악하고, 관심을 가질만한 이벤트 아이디어가 필요합니다. 평소 할 말이 있는 시민들이 행사장에 올 수 있도록 해당 주제에 관심이 있는 커뮤니티에 사전 홍보하는 것도 좋습니다.
장소 선정
목적 및 목표대상에 따라 홍보(접촉)에 적합한 장소를 파악합니다.
목표대상이 따로 없고, 최대한 많은 사람에게 홍보 및 간단한 참여를 목표로 한다면, 유동 인구가 많은 중심지에서 진행하는 것이 좋습니다. 유동인구가 많은 지역 내 광장, 공원, 랜드마크 앞 등을 파악합니다.
제안을 받는 것이 주 목적이라면, 시민들이 여유있게 내용을 이해할 수 있게끔 앉아서 휴식하는 공간을 물색하는것이 좋습니다. 특히 휴식장소가 마련된 랜드마크(공원 등)은 제안을 받기 좋은 장소입니다.
단순 홍보가 목적이라면, 특색있는 컨셉을 바탕으로 최대한 많은 사람들에게 노출될 수있는 공간이 좋습니다.
목표대상자가 있는 경우라면, 위 목적에 맞는 장소 중 목표대상자들이 많이 모이는 장소를 찾습니다.
예) 플랫폼 홍보 및 보육 관련 제안에 공감이나 지지 의사를 표현하는 수준의 간단한 참여를 받고 싶은 경우, 유동인구가 많은 곳 중 부모들이 많이 모이는 곳을 찾아봅니다. 예를 들어 어린이대공원, 서울숲 등 가족 나들이 장소 위주로 찾아가 유동인구 및 관련 대상자의 참여를 확보합니다.
일시 선정
날짜를 선정할때는, 목적과 목표대상에 맞춰 가려는 장소의 유동인구가 가장 많은 때를 고려합니다.
예) 광화문 광장의 경우, 목표 대상이 가족이라면 주말 오후가 가장 유동인구가 많지만, 직장인 대상이라면 평일 점심 때에 사람들이 가장 많습니다.
날씨는 날짜 선정할때 꼭 고려해야하는 요소입니다. 최대한 비나 눈 예보가 없는 맑은날로 선정합니다.
프로그램 기획
프로그램 세부내용
프로그램 세부내용 기획은 목적과 목표대상에 맞게 최대의 참여를 이끌수 있도록 기획합니다
예) 부모 대상의 홍보 및 간단한 참여가 목적이라면, 아이를 잠시 맡기고 참여할 수 있게끔 아이들 대상 프로그램을 기획합니다. 아이들의 (시각적) 관심을 먼저 끌어서 부모의 참여를 유도하는 효과를 얻을 수 있습니다.
위와 같이 프로그램 세부내용은 어디에 목적을 두고 목표대상이 누군지에 따라 다양하게 구성할 수 있습니다.
장소 연출
프로그램 내용 및 대상자에 맞게 장소를 연출합니다.
참여자를 고려하여 장소를 연출한다면 효과적 참여를 이끌수 있습니다.
포토존 등 사진을 남길 수 있는 프로그램 및 공간연출을 통해 SNS 업로드 유도도 고려할 수 있습니다.
예) 다양한 등신대를 제작하여 포토존으로 활용, 더 많은 시민들의 참여를 유도하기 위해 제안 참여자대상으로 코스튬 및 가족 사진촬영 진행 , 아이들이 좋아할 공간으로 연출 등
운영 방안 기획
스텝섭외
행사진행시 목적에 맞는 스탭을 구인합니다.
관련 분야의 전문 파트너가 필요할 경우, 함께 행사를 진행하는 것도 도움이 됩니다.
필요 물품 구매 및 제작
물품 제작 시, 기획 및 장소, 날씨에 맞는 물품을 제작하면 효과적입니다.
프로그램에 필요한 물품 구매 및 제작은 늦어도 3일전까지 완료되어야합니다. 제작기한 및 배송일정을 잘 확인하여 놓치지 않도록 유의합니다.
예) 무더운 날씨에는 홍보물로 리플렛 대신 부채를 제작하면 참여자 유도에 효과적입니다.
기타 점검 사항
야외에서 진행할 경우, 우천을 대비하여 물에 약한 설비, 참여자, 스탭들이 비를 피할수 있는 장소 또는 소품을 사전에 마련하여야 합니다.
플랫폼 홍보시, 플랫폼에 당일 접속가능한 인원등 전반적인 시스템 점검이 필요합니다. 당일에도 시스템관련 오류가 발생시 대응가능한 인력을 스탭으로 꼭 초대해야합니다.
기획안 작성
기획안에는 사업 구성 단계부터 준비 과정의 주요 결정 내용을 담습니다. 목적 및 목표대상, 예산, 일시, 장소, 프로그램 기획 상세안을 정리해 담습니다.
운영 방안의 상세 내용을 담습니다. 운영 시간표와 공간 배치, 역할 분담, 진행 인력 배치와 동선 및 안내 문구, 참여자의 동선과 예상 활동 내용 등을 담습니다.
기획안은 세세 할수록 좋으며, 기획안만 봐도 행사의 방향과 모습, 각자의 역할까지 정확히 파악이 되어야합니다.
사전교육
스탭 사전 교육을 통해 목적과 대상, 프로그램 내용등 세부적인 내용까지 세세히 교육합니다.
사전홍보
필요시, 사전홍보를 통해 합니다.
후속 콘텐츠/현장기록 여부
영상, sns 등 활용 방안에 따라 촬영등을 진행합니다.
영상, 사진 촬영 등 행사 이후 결과콘텐츠 제작 및 홍보 방안에 따라 기록을 남깁니다.
[예시]스탭 사전 교육시 기획안의 세세한 부분(공간구성, 프로그램, 역할, 역할별멘트 등)까지 전달하여 행사의 이해도 향상을 위해 노력합니다.
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